오피스 비서 만드는 법

What you end up with

출처가 붙은 아침 보고, 사람이 보낼 답장 초안, 회의 뒤 담당자·마감일이 정리된 할 일 목록이 남아요.

Before you start

• Cowork를 사용할 수 있는 Claude 계정과 시험용 Google 계정
• 연결할 메일함·달력과 본인이 공개할 수 있는 업무 기준
• AI Meeting Notes를 사용할 수 있는 Notion 계정, 또는 직접 쓴 회의록

Step by step

1. 1Step 1. 비서가 알아야 할 업무 기준을 적는다

   ToolClaude Cowork·보고·정리

   새 Cowork 작업을 열고 근무 시간대, 우선 확인할 프로젝트와 보고 형식을 적어요. 일정은 어느 지역 시간인지 명시하고, 모르는 담당자나 마감일은 추측하지 않도록 정해요. 회사 자료 대신 짧은 시험 문서로 시작해요.

   비서의 업무 기준

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   너는 내 업무 비서야. 내 시간대는 (예: Asia/Seoul), 근무 시간은 (시간)이야. 최우선 프로젝트는 (이름)이야. 보고는 [오늘 일정 / 먼저 확인할 메일 3개 / 준비할 자료 / 내가 결정할 일] 순서로 써. 모든 항목에 원문 메일이나 일정 링크를 붙여. 정보가 없으면 '확인 필요'라고 적어. 발송·초대·삭제는 내가 확인한 다음에만 해.

   Done when

   시험 자료로 받은 보고에서 우선순위의 이유와 원문 위치를 확인할 수 있으면 돼요.

2. 2Step 2. 메일과 달력을 필요한 범위로 연결한다

   ToolClaude Cowork·보고·정리

   Claude의 연결 설정에서 Gmail과 Google Calendar를 연결해요. 회사 계정은 조직 관리자가 먼저 허용해야 할 수 있어요. 연결이 되는지 시험용 메일 1건과 오늘 일정 1건을 찾아 달라고 하고, 메일 전송·일정 변경 때의 승인 설정을 유지해요.

   Done when

   예상한 시험 메일과 일정만 찾고, 연결할 때 요청한 권한을 설명할 수 있으면 돼요.

   If stuck

   자료를 못 읽으면 '없다'고 단정하지 말고 계정과 검색 범위·연결 상태부터 확인해요. 회사 계정의 제한을 우회하지 않아요.

3. 3Step 3. 아침 보고를 한 번 받아 본다

   ToolGmail·받은 업무

   최근 하루의 메일과 오늘 달력만 읽어 한 화면짜리 보고를 만들어 달라고 해요. 일정의 실제 시간과 메일의 마감 표현을 직접 비교해요. 보낼 메일은 본문 초안으로만 받아 사람이 복사해 보내는 방식으로 먼저 익혀요.

   오늘 아침 보고

   Copy

   최근 24시간 메일과 오늘 달력을 읽고 아침 보고를 만들어 줘. 시간대는 (내 시간대)야. 오늘 꼭 확인할 항목은 3개까지만 고르고, 각 항목에 이유와 원문 링크를 붙여. 확정 일정과 제안된 시간을 구분해. 답장이 필요하면 초안만 이 대화에 써 줘. 메일 전송이나 일정 변경은 하지 마.

   Done when

   확정하지 않은 약속이 달력 일정처럼 섞이지 않고, 보고의 링크가 실제 원문을 열면 돼요.

4. 4Step 4. 잘 된 보고를 반복 작업으로 등록한다

   ToolGoogle Calendar·오늘 일정

   보고를 확인한 다음 왼쪽 Scheduled에서 New task → Create with Claude를 골라 같은 지시문과 주기를 적어요. 통합된 Claude 화면이라면 대화에서 반복할 작업을 설명하고 제안된 시간표를 확인해 Schedule로 확정해요. 새 예약은 원격 실행이 기본이지만 로컬 파일·앱이 필요한 작업은 로컬에서 실행돼요.

   Done when

   예약 목록에서 실행 시각과 작업 내용을 다시 볼 수 있고, 원할 때 일시 중지할 수 있으면 돼요.

   If stuck

   예약에 로컬 파일이 꼭 필요하다면 데스크톱 앱·연결 상태를 확인해요. 처음에는 연결된 메일과 달력만으로 반복해 봐요.

5. 5Step 5. 동의를 받고 회의록을 만든다

   ToolNotion AI Meeting Notes·회의 기록

   회의 참여자에게 AI로 기록·요약한다는 사실을 설명하고 동의를 받아요. Notion에서 /meet로 AI Meeting Notes를 열어 기록하고, 회의가 끝나면 요약을 원래 발언과 비교해요. 사용할 수 없는 계정이면 직접 쓴 회의록을 같은 다음 단계에 넘겨도 돼요.

   회의 뒤 할 일 정리

   Copy

   다음은 내가 확인한 회의록이야. [결정한 일 / 담당자 / 마감일 / 근거 문장 / 확인할 것] 표로 정리해 줘. 제안과 확정을 구분하고, 담당자나 날짜를 추측하지 마. 원문에 없는 값은 '미정'으로 써. 회의록: (공유해도 되는 내용을 붙여 넣기)

   Done when

   누가 무엇을 언제까지 하기로 했는지 근거가 있고, 말하지 않은 마감일은 미정으로 남으면 돼요.

6. 6Step 6. 할 일을 확인하고 답장·일정을 직접 반영한다

   Done by you, not by AI

   비서가 만든 할 일과 답장 초안을 원문으로 확인해요. 담당자와 시간대를 다시 보고 필요한 것만 직접 메일·달력에 옮겨요. 하루가 끝나면 틀린 우선순위나 누락을 업무 기준에 반영하고, 필요 없어진 연결·반복 작업을 정리해요.

   Done when

   보고에서 실제 업무로 옮긴 항목마다 사람이 확인했고, 다음 날 같은 실수가 줄도록 기준을 고쳤으면 돼요.

Before you publish

• 승인과 연결 권한을 확인해요

  비서에게 금지를 말하는 것과 도구 권한을 제한하는 것은 달라요. 쓰기 동작의 승인 요청을 유지하고, 연결 설정과 조직 정책을 확인해요.

• 다른 사람의 자료는 최소한만

  메일·회의에는 다른 사람의 개인정보와 회사 기밀이 섞여 있어요. 조직의 AI 사용 기준을 따르고, 회의 기록은 참여자 동의와 공유 범위를 먼저 정해요.

• 초대와 마감일은 원문으로

  메일 속 제안 시간을 확정 일정으로 잘못 읽을 수 있어요. 원문 링크로 확인하고, 발송·일정 초대·삭제처럼 되돌리기 어려운 일은 사람이 확인해요.